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Lo “smart working” è diventato oramai parte integrante delle nostre vite. Come  si fa a non viverlo come un limite per l’azienda e, al contrario, trarne vantaggio? Una linea guida che spiega come organizzare il lavoro.

Testo tradotto dall’articolo in lingua originale al seguente link: https://blog.trello.com/agile-for-remote-teams

Molte aziende stanno imparando che lavorare da remoto non significa sacrificare la qualità del lavoro. Significa piuttosto che i leader necessitano di impostare i loro team in remoto per svolgere un buon lavoro.

In quanto leader, desideri creare un ambiente lavorativo che sia collaborativo, efficiente e che consente ai membri del team di svolgere al meglio il loro lavoro. E sebbene ci siano molti modi per raggiungere questo obiettivo, c’è un contesto in particolare che aiuta i teams in remoto, ed è il “contesto agile”. Questo contesto aiuta i team a fornire il loro lavoro in piccoli incrementi fruibili, valutando al contempo la loro flessibilità e adattabilità ai processi e ai piani.

Il metodo “agile” è stato un punto di riferimento nel mondo del software per anni, ma nel momento in cui la percentuale di aziende che lavorano in “smart working” è aumentata considerevolmente, il metodo agile ha iniziato a rappresentare un’importante “trazione” nelle industrie di tutti i settori.

Abbiamo chiesto a Lisette Sutherlan, un’esperta del lavoro in remoto e coautrice di “Work Together Anywhere: A Handbook on Working Remotely—Successfully—for Individuals”, Teams and Managers il suo pensiero su come i team in remoto possano adottare metodi di lavoro agile in modo più collaborativo ed efficiente.

Che cos’è la metodologia agile ?

In primis, prima di entrare nel come si utilizzano le pratiche agili per aiutare il team in remoto a crescere, vediamo velocemente le basi della metodologia agile.

Invece di focalizzarsi su grandi obiettivi o di adottare un approccio a lungo termine per far sì che qualcosa venga fatto, il metodo agile divide i progetti in brevi interazioni conosciute come “sprint”. Gli sprint hanno ovunque una durata tipica compresa tra una settimana e un mese, e i teams sanno chiaramente su cosa devono lavorare, quali bisogni devono essere soddisfatti e quando.

Il mediatore o il leader di un team agile è conosciuto come il “maestro”. Ogni mattina il “maestro”, ospita un rapido check- in (noto come “stand-up”) in cui il team condivide i propri aggiornamenti. Alla fine, il team si riunisce per un meeting che più in profondità, noto come “retrospettiva” o “retro”, per una revisione e per trovare nuove opportunità di miglioramento futuro. Vengono scelti gli obiettivi e le attività su cui concentrarsi e si ripete da capo.

Il metodo agile è efficace per diversi tipi di struttura di team. Ma è particolarmente valido per i team in remoto perché consente ai leader di capire subito cosa funziona, cosa non funziona e apportare cambiamenti in tempo reale che è particolarmente importante per mantenere l’efficienza nei team “distribuiti”. “La metodologia Agile si concentra sul muoversi velocemente, sull’imparare rapidamente e ruotare rapidamente”, afferma Sutherland. Chiaramente, il metodo agile è efficace per il lavoro a distanza. Quindi, la domanda è, come leader, come puoi adottare pratiche agili per incoraggiare l’efficienza, la produttività e la collaborazione con il tuo team in remoto?

Porta il tuo team sulla stessa lunghezza d’onda (Agile)

Uno dei più grandi errori che le persone commettono quando adottano pratiche agili è “andare troppo veloce all’inizio”, dice Sutherland. “E’ davvero un programma di gestione del cambiamento, e penso che ciò che le persone non si rendono conto è quando si inizia ad andare in remoto, si inizia a cambiare la cultura dell’organizzazione. Devi iniziare a lavorare diversamente.” Ecco perché, prima di iniziare a lanciare pratiche agili, è importante per portare tutti sulla stessa pagina”. “Consiglio di iniziare con un accordo di squadra”, dice Sutherland. “Siediti e scrivi: Come comunicheremo? Quali strumenti useremo e per cosa? Dove condivideremo le informazioni? Ci sono protocolli di sicurezza? Quali sono i tempi di risposta previsti?”

Prendersi il tempo di impostare aspettative chiare e assicurarsi che il team capisca come il flusso di lavoro stia per spostarsi in avanti renderà la transizione verso il metodo agile molto più agevole. “Alcune di queste cose davvero basilari…se si inizia con questo, gli incontri agili (e le pratiche) si sistemeranno”, dice Sutherland.

Potenzia il tuo team con i giusti strumenti

Come ogni nuovo sistema, se vuoi che il tuo team in remoto abbia successo con questo nuovo modo di lavorare e collaborare, devi potenziarli con gli strumenti di cui hanno bisogno. Secondo Sutherland, tutti i team remoti che stanno progettando di utilizzare pratiche agili hanno bisogno di almeno alcuni strumenti di base: “chat di gruppo, video, e una sorta di sistema di gestione dei compiti.” Poiché stai lavorando da remoto, è anche importante investire in strumenti che permettono al tuo team di collaborare, indipendentemente da dove stia lavorando. “Imparare a usare “camere di evasione”. Imparare a usare lavagne bianche. Imparare a disegnare e progettare insieme online”, dice Sutherland. Tutti gli strumenti aggiuntivi di cui avrai bisogno dipenderanno dal tuo team, dai progetti a cui stai lavorando e da cosa stai cercando di realizzare, ma in ultima analisi, vuoi devi disporre una suite di strumenti che favoriscano la connessione, la collaborazione e l’efficienza all’interno del tuo team distribuito. “Ogni squadra è diversa, e le persone creano la presenza in modi diversi e hanno bisogni diversi”, dice Sutherland.

Adotta pratiche di riunione agile

L’intero ambiente di lavoro agile ruota intorno alla velocità e all’efficienza, devi implementare la qualità dei tuoi incontri remoti. “La sfida è: quanto sono buone le tue riunioni?”, dice Sutherland.

Ecco alcuni consigli per adottare pratiche di meeting agili e sfruttare al massimo le tue riunioni con il tuo team remoto:

Risolvi eventuali problemi tecnici. Non importa quanto bene si pianifichi una riunione o quanto preparato sia il vostro team; senza la tecnologia giusta, le vostre riunioni saranno meno efficaci, richiederanno più tempo e saranno noiose. “Se la vostra riunione dovrebbe essere di soli 10 minuti e tutti sono alle prese con la tecnologia di base, non si va molto lontano”, dice Sutherland. Prima di iniziare il tuo primo sprint, fai una prova con il team per assicurarti che la tecnologia di tutti stia lavorando correttamente. Prova tutte le funzionalità che avrete bisogno di utilizzare durante le riunioni, come la condivisione dello schermo e la videoconferenza. Se vi imbattete in eventuali problemi, assicuratevi di trovare soluzioni prima di tuffarvi nel vostro sprint. Ad esempio, se il tuo strumento di videoconferenza si blocca ogni volta che organizzi una riunione collettiva, dovrai trovare una nuova soluzione e integrare tutti prima dello sprint.

Utilizza gli stand-up per dare il via alla giornata e connetterti con il tuo team. Gli stand-up sono una componente fondamentale dell’ambiente agile e sono anche una struttura di riunione facile da implementare per i team remoti. “Ci sono alcune situazioni in cui non è possibile traslare da lavoro di persona a lavoro a distanza molto bene”, dice Sutherland. “Ma in termini di stand-up, si traduce davvero bene.” L’unico cambiamento? Invece di ospitare le vostre riunioni di persona, le ospitate su un software di videoconferenza. Pensa al tuo stand-up come ad un check-in mattutino per la tua squadra. È una breve riunione, tipicamente tra i 10 e i 15 minuti, in cui ognuno dei membri del tuo team “si alza” e condivide gli aggiornamenti di stato sui propri progressi e sui compiti a cui sta lavorando. Lo stand-up può aiutare a mantenere le persone concentrate sul compito, identificare eventuali battute d’arresto (e trovare soluzioni), e a far procedere le cose. Gli stand-up sono anche un ottimo modo per creare un senso di connessione e collaborazione, che è importante per tutti i team, ma soprattutto quando il tuo team non lavora in un ufficio o nello stesso spazio su base giornaliera.

Elimina o riformula le riunioni non necessarie. Ma è difficile ottenere le cose fatte rapidamente, efficientemente, o produttivamente quando il vostro programma è imballato con le riunioni, e molte di loro inutili. Sarà difficile per il tuo team trovare il tempo per fare le cose in modo rapido, efficiente e produttivo se il loro programma è pieno di riunioni back-to-back. Ecco perché eliminare o riformulare le riunioni inutili è un must. “Dobbiamo rivalutare esattamente come stiamo usando il nostro tempo”, dice Sutherland. Date un’occhiata al vostro calendario delle riunioni in corso. Ci sono incontri che possono essere eliminati completamente? Se è così, sbarazzatevi di loro. E ci sono degli incontri che puoi riformulare in un modo che permetta al tuo team di impegnarsi nel contenuto senza interferire con il loro lavoro? O, in altre parole, puoi spostare la tua struttura di riunione da tempo reale ad asincrona? La comunicazione asincrona è una comunicazione che non necessita di una risposta immediata. Invece di chiedere alla tua squadra di smettere ciò che stanno facendo per partecipare a una riunione, permette loro di metabolizzare il contenuto in un modo che funziona con la loro linea temporale e i loro impegni , che può aiutare a mantenere alta la produttività. Ad esempio, invece di organizzare una riunione collettiva per condividere gli aggiornamenti aziendali con il tuo team, puoi condividere gli aggiornamenti in una checklist su una Trello card o un video. Eliminando o riformulando le riunioni non necessarie, è possibile dare al vostro team più tempo. E più tempo hanno per affrontare compiti importanti, più rapidamente ed efficientemente saranno in grado di ottenere le cose.

Utilizzare check-in regolari per migliorare continuamente i processi

Utilizzare pratiche agili per potenziare, supportare e collaborare meglio con il tuo team remoto è un processo di apprendimento. E se volete che il processo abbia successo, dovete guardare costantemente a ciò che funziona, a ciò che non funziona e a ciò che deve cambiare. “L’unico modo in cui si può davvero migliorare è se si sta valutando regolarmente”, dice Sutherland. Ed è qui che entrano in gioco le retrospettive (o “retros”). Come accennato, i retro sono incontri che si tengono alla fine di ogni sprint, e danno all’intera squadra l’opportunità di rivedere tutti gli aspetti dello sprint, tra cui quanto bene la squadra ha conseguito gli obiettivi.

“Durante queste retrospettive, non si tratta solo di quanto lavoro abbiamo fatto, ma di come lavoriamo insieme come una squadra? “, dice Sutherland. “Un sacco di cose davvero buone vengono fuori ed è importante capire anche cosa funziona e cosa no.” La chiave per un retro di successo? Coinvolgi tutta la tua squadra. Questa non è un’opportunità per la leadership di condividere le proprie intuizioni; è l’opportunità per l’intera squadra di riunirsi e discutere su cosa ha funzionato, cosa no, e collaborare su come migliorare per il prossimo sprint. Avere un retro alla fine di ogni sprint dà al tuo team l’opportunità di valutare continuamente il suo flusso di lavoro e identificare le aree da migliorare, e usciranno dall’altra parte intuizioni che li renderanno più forti come team e più produttivi in generale. “Scoprirete sempre qualcosa che può essere migliorato”, dice Sutherland. “Non ho mai sentito di una squadra uscire peggio dopo un retro.”

Utilizzare pratiche agili per vincere nel lavoro in remoto

Quando il tuo team lavora a distanza, devi dare loro una struttura che gli permetta di lavorare in modo collaborativo, efficace e produttivo. E ora che sai come incorporare le pratiche agili nella gestione del tuo team remoto, hai tutto il necessario per dare al tuo team quella struttura e guardarlo migliorare.